Имам молба да обсъдим въпрос с наемането на лек автомобил, собственост на служител на фирмата, за превоз на работници до обекта . Поради отдалечеността на работното място и липса на редовна линия на обществен транспорт, бригадата може да бъде превозвана с лек автомобил, собственост на едно лице от бригадата.

Въпросът е как е по-правилно да се състави договор за наем на автомобила:
1.За определена сума, която включва всички разходи по експлоатацията - включително и горивото;
2.За определена сума плюс представяне на фактури за заредено гориво на името на фирмата и протоколи за извършени превози на определени дати и изминати км с подпис на превозените / може ли с пътни листи със заверка от определено от фирмата лице? /.

Въпросът е имат ли основание данъчните да твърдят , че при първия вариант има прикрит личен доход на лицето , защото няма придружаващи документи, че е извършена услуга - ще бъде ли достатъчно да се съставят протоколи за извършени превози, ако е да - с чия заверка ?
Благодаря ви.

Отговор:
При първият начин за съставяне на договор за наем на лек автомобил, собственост на служител на фирмата, със самата фирма, за определена сума, която включва всички разходи по експлоатацията съществува реална опасност органите по приходите към НАП да не го признаят като договор за наем. Причината, която би породила такива действия от страна на данъчните органи е, че съгласно Закона за задълженията и договорите /ЗЗД/ и Закона за собствеността на гражданите /ЗСГ/ разходите по експлоатацията и поддръжката на наетата вещ са за сметка на наемателя, а не за сметка на наемодателя. При наличието на подобоен договор органите по приходите към НАП биха третирали този договор като договор за поръчка, т.е. за услуга различна от услугата по наем на лек автомобил. По-скоро това би третирано като услуга по транспорт от страна на физическото лице - служител на фирмата към самата фирма. При предоставянето на услугата по транспорт задължително трябва да бъде изписан маршрута на превозното средство, с което се осъществява транспортната услуга, вида, марката и модела на транспортното средство, разходната норма на гориво - градско и извънградско, броя на служителите, които се транспортират, фактически изминатите километри, фактическия разход на гориво и други обстоятелства, свързани с осъществяване на транспортната услуга. Всичко това трябва да бъде описано в специален протокол, съставен между страните, след предоставяне на транспортната услуга от физическото лице на транспортната фирма. Проблемът за физическото лице при предоставянето на такъв вид услуги е, че това по принцип представлява търговска дейност и съгласно изискванията на Търговският закон същият подлежи на регистрация в Търговския регистър като търговец - било то едноличен търговец или търговско дружество.

Друг проблем е, че физическото лице няма право да издава фактури или други видове разходно оправдателни документи, ако същият не е регистриран като търговец по смисъла на Търговския закон. За целта може да му се изплаща възнаграждението и същото да се облага като физическото лице за доходи от други източници по чл. 35 от ЗДДФЛ чрез подаване на годишна данъчна декларация в края на данъчната година по реда на чл. 50 от ЗДДФЛ. Това обаче не е достатъчно за целите на данъчното облагане тъй като по принцип е извършване на търговска дейност без регистрация по Търговския закон и е възможно органите по приходите към НАП да я третират като извършване на стопанска дейност от физическо лице, което е търговец по смисъла на Търговския закон, но не е регистрирано като едноличен търговец, и да обложат това физическо лице съгласно разпоредбите на чл. 26, ал. 7 от ЗДДФЛ като едноличен търговец по режима на ЗКПО. В резултат на горните нормативни изисквания не е препоръчително да се прилага при сключването на договора за наем на лекия автомобил клаузата, че се включват всички разходи по експлоатацията - включително и горивото.

При втория начин е по добре, тъй като ще се сключи един обикновен наемен договор, който договор следва да урежда само общите взаимоотношения по отношение на ползване на вещта от наемателя съгласно разпоредбите на ЗЗД и ЗСГ. В този договор следва да се включи клауза, че всички разходи по експлоатацията на автомобила ще са за сметка на наемателя - в случая фирмата, с изключение на разходите за основен ремонт или подобрения. При сключването на обикновен наемен договор фирмата следва да заведе зад балансово на отчет получения за временно ползване автомобил. Като счетоводни разходи следва да се признаят разходите по експлоатацията и поддръжката на този автомобил, ако са оформени документално съгласно изискванията на нормативните актове.

Предоставеният за ползване автомобил по договор за наем между физическото лице и фирмата следва да бъде отчитан за извършените разходи по реда за ползване на собствен автомобил от фирмата. Т.е. за отчитането на разходите за гориво и изминатият маршрут следва да се изготвят пътни листове. Освен това фактурите за горива, текущи ремонти и технически обслужвания на автомобила следва да бъдат издавани на името на фирмата-наемател, за да могат да бъдат признати като счетоводен и данъчен разход. За да могат да бъдат признати за данъчни цели, разходите за транспорт на работници и служители на предприятието и да не се облагат с данък върху разходите следва да бъдат спазени разпоредбите на чл. 210, ал. 3 от ЗКПО. Съгласно разпоредбите на чл. 210, ал. 3 от ЗКПО не се облагат с данък по чл. 204, т. 2 социалните разходи за транспорт на работниците и служителите и на лицата, наети по договор за управление и контрол, от местоживеенето до местоработата и обратно и когато транспортът на работниците и служителите се осъществява с лек автомобил до трудно достъпни и отдалечени райони и без извършването на разхода данъчно задълженото лице не може да осигури осъществяване на дейността си.

Видно от посочените законови разпоредби, за да не се облагат социалните разходи за транспорт на работниците и служителите, когато се извършват с лек автомобил, е необходимо предприятието да докаже, че районът е трудно достъпен или отдалечен и без наличието на тези служители и работници не може да бъде осигурено осъществяването на дейността му.

В противен случай органите по приходите към НАП могат да обложат тези разходи с данък върху разхода по реда на чл. 204, т. 2 от ЗКПО.

Повече на сайта на списание Актив www.activ.bg